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13.05.2024, Bundespräsidialamt
Berlin
Teamassistenz (m/w/d)
Geschäftszimmermanagement
Sie sind die Kommunikationsschnittstelle Ihrer Arbeitseinheit und damit erste Ansprechperson für die Kolleginnen und Kollegen des Amtes und externe Gesprächspartner. Sie verfügen über den Überblick der gesamten (Post-)Eingänge und des Funktionspostfachs der Stabsstelle, verwalten den Kalender, koordinieren Termine, versenden Einladungen und betreuen Gäste. Daneben erledigen Sie anfallenden Schriftverkehr und übernehmen Recherchen zu vorgegebenen Themen.
Redenmanagement
Sie führen zusammen mit der Leitung der Stabsstelle kontinuierlich den Redenplan des Bundespräsidenten und aktualisieren ihn, überwachen Fristen, organisieren Redebesprechungen und bereiten diese nach. Außerdem übernehmen Sie die Endanfertigung von Reden und Redekarten, Redemitschnitten und dem Gesprochenen Wort. Sie beauftragen zudem Übersetzungen der Texte.
Abgeschlossene Ausbildung, jeweils möglichst mit Berufserfahrung als Vorzimmerkraft oder als Teamassistenz:
Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r,
Justizfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r,
Fachangestellte/r oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement (oder etwaige Vorläuferberufe)
oder Facharbeiter/in für Schreibtechnik
oder abgeschlossener Angestelltenlehrgang I
oder eine den genannten Ausbildungsabschlüssen entsprechende, mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung in Sekretariat, Registratur oder Bürosachbearbeitung
oder mehrjährige Berufserfahrung als Führungskräfte-Assistenz
hohe Einsatzbereitschaft, unbedingte Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Produkte
Englischkenntnisse sind von Vorteil
Flexibilität, auch im Hinblick auf die Verteilung der täglichen Arbeitszeit
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Sachbearbeitung
Behörden, Kommunen
Assistenz
Standorte